Tiedätkö, kuinka monta kertaa erilaiset asiat keskeyttävät sinut päivän aikana? Nykyisin keskeytyksiä on melkein mahdotonta laskea. Niitä on usein jo niin paljon, mutta emme aina välttämättä edes tiedosta tulleemme keskeytetyksi. Saatamme nimittäin itsekin keskeyttää itsemme. Milloin viimeksi muistitkaan asian, jonka olit unohtanut tehdä ja lähdit tekemään sitä heti, jättäen jo aloittamasi asian kesken?
Myös lisääntynyt etätyö on voinut tuoda uudenlaisia häiriötekijöitä vanhojen tilalle. Enää avokonttorin äänet eivät häiritse, mutta esimerkiksi pikaviestimet saattavat kaapata helposti huomiomme toisaalle käsillä olevasta tehtävästä. Onkin tärkeä tunnistaa myös uudenlaiset häiriö- ja kuormitustekijät, jotta niihin voidaan myös löytää ratkaisuja.
Mikä kognitiivinen ergonomia?
Kognitiivinen ergonomia tarkoittaa, että työn suunnittelussa on otettu huomioon ihmisen tiedonkäsittelyn kyvyt ja rajoitukset. Vaikka tietoa tulee jatkuvasti, emme pysty pitämään mielessä kuin pari asiaa kerrallaan ja oppiminen vaatii myös aikaa. Aivotyön ergonomian puutteet ovat yhteydessä stressioireisiin, jotka puolestaan vaikeuttavat työstä palautumista ja altistavat työuupumusoireille. Vastaanotollani näen kuinka yksittäisen työntekijän kohdalla ongelma voi näyttäytyä esimerkiksi pitkäjänteisen keskittymiskyvyn heikentymisenä.
Työterveyslaitos onkin kehittänyt menetelmän, jolla tunnistetaan työyhteisöä kuormittavat ja innostavat tekijät kognitiivisen ergonomian näkökulmasta. Aivotyö toimivaksi -menetelmä antaa kattavan kuvan organisaation aivotyön tilasta. Sen avulla voimme tunnistaa työn sujuvoittajia sekä sujuvuuden esteitä ja puuttua siihen, mikä ei toimi ja vahvistaa sitä, mikä toimii.
Aivotyö toimivaksi -menetelmään kuuluu Aivotyöindeksi-kysely, haastattelut sekä Aivotyöpaja, jossa löydetään kuhunkin tilanteeseen sopivat, yksilölliset ratkaisut. Menetelmän voi toteuttaa koko organisaatiolle tai vain osalle siitä tarpeen mukaan eikä se vaadi yksilöltä kuin kyselyyn vastaamista ja työpajaan osallistumista. Prosessin toteuttaa aina koulutettu työterveyspsykologi.
Karsi turha kuormitus
Aivotyö toimivaksi -menetelmää voi hyödyntää monenlaisissa tilanteissa. Esimerkiksi eräässä asiakaspalveluorganisaatiossa havahduttiin siihen, että yhden tiimin työntekijät olivat hyvin kuormittuneita ja tilanteeseen toivottiin tukea työterveyshuollosta. Tilanteen tukena hyödynsimme Aivotyö toimivaksi -menetelmää, joka avulla havaittiin työn ohjeiden epäselvyyden aiheuttavan kuormitusta ja turhia keskeytyksiä, kun asioista jouduttiin jatkuvasti kysymään kollegalta. Työpajassa löysimme ratkaisuideoita tilanteeseen, joita lähdettiin viemään tiimissä eteenpäin ja kuormitus väheni.
- Koin Aivotyöpajan pysäyttävän pohtimaan omaa työskentelyä ja siihen liittyviä rasittavia tekijöitä kommentoi Aivotyö toimivaksi -menetelmään osallistuja.
Tutustu Aivotyö toimivaksi -palveluihin.
Miten voin vaikuttaa kognitiiviseen ergonomiaan?
Hyvänä ensiapuna voit kiinnittää huomiota esimerkiksi seuraaviin asioihin:
- Keskity vain yhteen asiaan kerrallaan. Sulje siis sähköposti ja pikaviestimet, kun teet keskittymistä vaativaa työtä.
- Kunnioita toisten työrauhaa – älä laita turhia pikaviestejä, jos voit itsekin selvittää asian tai se ei ole oikeasti kiireellinen.
- Lanseeratkaa työpaikallanne ”työrauhatunti” eli hetki, jolloin työkaveria ei saa keskeyttää.
- Muista palautuminen myös työpäivän aikana. Pidä taukoja, edes ihan lyhyitä. Etätyön lisäännyttyä myös tauot ovat voineet vähentyä, kun emme esimerkiksi fyysisesti siirrykään enää palaverista toiseen vaan saatamme vain avata suoraan uuden kokouksen koneella.
Mehiläisen työterveyspsykologit ovat tukenasi työyhteisön kognitiivisen ergonomian kehittämisessä. Voimme toteuttaa Aivotyö toimivaksi -selvityksen, jonka avulla saat organisaatiosi aivotyön tilannekuvan ja konkreettiset kehitysehdotukset ja jatko-ohjeistukset. Lisäksi asiantuntijamme fasilitoivat lyhyempiä työpajoja ja pitävät asiantuntijaluentoja aivotyön ergonomiasta työyhteisöille. Voimme tukea myös toimivien etätyökäytäntöjen löytämisessä.
Kiinnostuitko? Tutustu Aivotyö toimivaksi -palveluihimme työhyvinvoinnin palvelukaupassa. Voit myös ottaa yhteyttä omaan työterveyden yhteyshenkilöösi tai myynti@mehilainen.fi.
Blogitekstin on kirjoittanut Mehiläisen työterveyspsykologi ja Aivotyön valmentaja Marianne Kirjalainen