Luotu: 17.4.2018
Päivitetty: 14.4.2021
1 Rekisterinpitäjä
Mehiläinen Oy, Y-tunnus 1927556-5, Pohjoinen Hesperiankatu 17 C, 00260 Helsinki.
2 Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
Tietosuojavastaava Kim Klemetti, tietosuoja@mehilainen.fi
3 Rekisterin nimi
Mehiläisen rekrytoinnin rekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käyttötarkoitus on henkilöstön rekrytointi työsuhteeseen tai Mehiläisen tiloissa toimivaksi itsenäiseksi ammatinharjoittajaksi. Henkilötietojen käyttötarkoitus voi tilanteesta riippuen liittyä joko tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään, tai rekisteröidyn ilmaisemaan tahtoon saada Mehiläiseltä yhteydenottoja tai työtarjouksia Mehiläisessä mahdollisesti myöhemmin aukeavista rekisteröidylle soveltuvista työtehtävistä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tilanteesta riippuen joko,
a.) työnhakijan (rekisteröidyn) antama suostumus käsittelyyn tai
b.) Mehiläisen oikeutettu etu käsitellä työnhakijan tarpeellisia tietoja rekrytointia varten, joka syntyy rekrytointikandidaattien (rekisteröityjen) ja Mehiläisen merkityksellisestä ja asianmukaisesta suhteesta.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri kattaa tietoja mahdollisista Mehiläisen työntekijöistä ja ammatinharjoittajista (jatkossa kandidaateista). Rekisteriin tallennetaan tehtäväkohtaisen harkinnan mukaan rekrytointiprosessissa tarvittavia tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi hakijan yhteystiedot, ammattioikeudet, työhistoria ja koulutustausta, työsuhdetta koskevat toiveet ja rekrytointiprosessin aikana syntyvät prosessitiedot, sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.
6 Henkilötietojen säilytysaika
Mikäli henkilötiedot on kerätty tiettyä kandidaatin hakemaan työtehtävään liittyen, henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä, ellei rekisteröity ole ilmaissut tahtoansa tietojen säilyttämiseksi esimerkiksi tulevien työtehtävien tarjoamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista milloin tahansa.
Muut henkilötiedot säilytetään niin pitkään, kuin se on tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Ensisijainen tietolähde on henkilö itse tai henkilön itse ilmoittamat muut tietolähteet, kuten esimerkiksi suosittelijat. Lisäksi rekrytointiprosessin aikana käytetään tarpeen mukaan toimialaan liittyviä julkisia rekisterejä, kuten JulkiTerhikki, siltä osin kuin se on tarpeellista Mehiläistä koskevien velvoitteiden täyttämiseksi.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötiedot käsitellään pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä. Tarvittaessa tietoja voidaan siirtää myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9 Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Mahdollinen paperiaineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
Täytetyn rekrytointihakemuksen tiedot siirretään rekrytointiprosessin rekisteriin. Rekrytointiprosessin etenemiseen liittyvä tiedotus tapahtuu sähköpostitse hakijan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai puhelimitse.
10 Profilointi
Tietoja ei käytetä profilointitarkoituksessa.
11 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia, joita Mehiläinen kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Mehiläinen voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitettuna kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Korjaamispyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä henkilörekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Mehiläisen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12.4 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Mehiläiselle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Mikäli käsittely perustuu Mehiläisen oikeutettuun etuun, Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
13 Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Mehiläiseen sähköpostitse osoitteella tietosuoja@mehilainen.fi, OmaMehiläinen-palvelussa, Mehiläisen palvelupisteessä tai postitse osoitteeseen: Mehiläinen Oy / Viestintä, Pohjoinen Hesperiankatu 17 C, 00260 Helsinki. Mehiläinen voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.