Pvm 22.8.2019
1. Rekisterinpitäjä
Mehiläinen Oy, Y-tunnus 1927556-5, Pohjoinen Hesperiankatu 17 C, 00260 Helsinki.
2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
Tietosuojavastaava Kim Klemetti, tietosuoja@mehilainen.fi, puhelinvaihde 010 414 0112.
3. Rekisterin nimi
Mehiläinen Oy:n yritysasiakas- ja markkinointirekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yritysasiakas- ja markkinointirekisterissä ylläpidetään Mehiläisen olemassa olevien ja mahdollisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan tässä myös yhteisöjä.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta.
- Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu.
- Asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Mehiläisen liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
- Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely.
- Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.
- Asiakaspalvelukeskuksen puheluiden nauhoittaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakaspalvelun, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi sekä koulutukseen.
Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
- Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, titteli, asema ja yhteystiedot yrityksessä.
- Postituslistat (esim. asiakaslehdet, uutiskirjeet).
- Palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja.
- Muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
- Yritys ja yhteyshenkilö itse.
- Mehiläinen, Mehiläisen sidosryhmät ja ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit.
- Muut asianmukaiset lähteet.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta Mehiläisen tai Mehiläisen lukuun toimivien, palveluiden tuotantoon, kehittämiseen ja ylläpitoon osallistuvien osapuolten ulkopuolelle muutoin kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan. Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai ammatinharjoittajan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
9. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Mehiläisen rekisteriin. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla varmennetulla tavalla ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa toteutettuna.
10. Tiedon korjaaminen
Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, häntä pyydetään, ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Muussa tapauksessa rekisteröityä pyydetään päivittämään tiedot soittamalla numeroon 010 414 3020 tai ilmoittamalla muutoksista sähköpostitse osoitteeseen myynti@mehilainen.fi.
11. Kielto-oikeus
Henkilö voi kieltää Mehiläistä sähköisen viestinnän tietosuojalain 27 §:n mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnin tarkoituksiin ilmoittamalla muutoksista sähköpostitse osoitteeseen markkinointi@mehilainen.fi tai toimimalla sähköisessä markkinointiviestissä muuten ilmoitetulla tavalla.