Vet du hur många gånger du blir avbruten av olika saker under en dag? Nuförtiden är det nästan omöjligt att räkna alla avbrott. De är ofta redan så pass många, men det är inte alltid vi ens är medvetna om att vi har blivit avbrutna. Det kan nämligen även hända att vi avbryter oss själva. När kom du senast på något som du hade glömt bort att göra och gav dig genast av för att göra det samtidigt som du avbröt det som du redan höll på med?
Det ökade distansarbetet kan ha fört med sig nya störande faktorer i stället för de gamla. Det är inte längre kontorslandskapets ljud som stör, men till exempel snabbmeddelanden kan enkelt fånga och avleda vår uppmärksamhet från det vi just höll på med. Det är viktigt att identifiera även nya störande faktorerna och belastningsfaktorerna för att kunna hitta lösningar på dem.
Vad är kognitiv ergonomi?
Kognitiv ergonomi innebär att människans förmågor och begränsningar att hantera information har tagits i beaktande i planeringen av arbetet. Trots att vi utsätts för information hela tiden klarar vi inte av att hålla mer än två saker i minnet åt gången och även inlärning kräver tid. Brister i tankearbetets ergonomi hör ofta ihop med stressymtom som in sin tur gör det svårare att återhämta sig från arbetet och gör oss mottagliga för utbrändhetssymtom. På min mottagning ser jag hur problemet kan te sig hos en enskild arbetstagare till exempel som en försämring av koncentrationsförmågan.
Arbetshälsoinstitutet har utvecklat en metod som hjälper oss känna igen faktorer som belastar och inspirerar de anställda ur ett kognitivt ergonomiskt perspektiv. Metoden ”Aivotyö toimivaksi” (ung. fungerande tankearbete) ger en omfattande bild av tankearbetets tillstånd i en organisation. Med hjälp av den kan vi identifiera vilka faktorer som gör arbetet smidigare och vilka som gör att arbetet löper sämre, vi kan ta tag i det som inte fungerar och förstärka det som är bra och fungerar.
I Aivotyö toimivaksi-metoden ingår tankearbetsindexenkäten ”Aivotyöindeksi-kysely”, intervjuer och en tankearbetsworkshop ”Aivotyöpaja” som går ut på att hitta lämpliga personliga lösningar för olika situationer. Metoden går att tillämpa på en hel organisation eller bara på en del av den efter behov. Det enda varje enskild individ behöver göra är att svara på enkäten och delta i workshopen. Processen genomförs alltid av en utbildad företagspsykolog.
Minska onödig belastning
Aivotyö toimivaksi-metoden går att använda i många slags situationer. I en kundserviceorganisation upptäckte man till exempel att arbetstagarna i ett team var utsatta för en mycket hög belastning och det behövdes stöd av företagshälsovården för att lösa situationen. Vi använde Aivotyö toimivaksi-metoden som stöd för situationen och kom med hjälp av den fram till att det var de oklara arbetsinstruktionerna som orsakade belastningen och de onödiga avbrotten, man var tvungen att fråga och be om hjälp av sin kollega hela tiden. Under workshopen kom det fram idéer på hur vi kunde lösa situationen, teamet vidareutvecklade och tillämpade idéerna och belastningen minskade.
- Workshopen fick mig att stanna upp och fundera på mitt eget arbete och vilka belastande faktorer det för med sig, kommenterade en av deltagarna i Aivotyö toimivaksi-metoden.
Hur kan jag påverka den kognitiva ergonomin?
Som första hjälpen kan du till exempel tänka på följande saker:
- Koncentrera dig på en sak i taget. Stäng av e-posten och snabbmeddelandena då du utför en uppgift som kräver koncentration.
- Respektera andras arbetsro – skriv inga onödiga snabbmeddelanden, om du själv kan ta reda på saken eller om det inte är något verkligt brådskande.
- Inför en ”arbetsrotimme” på er arbetsplats, dvs. en stund då det inte är tillåtet att avbryta sin kollega.
- Kom ihåg att det är viktigt med återhämtning även under arbetsdagen. Ta pauser, åtminstone några korta. I takt med att distansarbetet har ökat kan pauserna ha minskat. Vi flyttar oss till exempel inte längre fysiskt från ett möte till ett annat utan öppnar kanske bara en ny videolänk till ett nytt möte på datorn.
Mehiläinens företagspsykologer finns till för dig och hjälper dig att utveckla den kognitiva ergonomin på arbetsplatsen. Vi kan göra en Aivotyö toimivaksi-utredning för att ge dig en lägesbild av tankearbetet i din organisation, konkreta utvecklingsförslag och vidare instruktioner. Därutöver ordnar våra specialister kortare workshopar och expertföreläsningar om tankearbetets ergonomi för arbetsplatser. Vi kan även hjälpa er att hitta fungerande metoder för distansarbete.
Blev du intresserad? Kontakta din kontaktperson på företagshälsovården eller skriv till myynti@mehilainen.fi
Bloggtexten har skrivits av Mehiläinens företagspsykolog och Aivotyö-coach Marianne Kirjalainen